مجالات مبدأ (الكايزن) في حياتنا

مرحبا بكم أحبتي

في هذه التدوينة نكمل ما بدأناه في

التدوينة السابقة والتي تحدثنا فيها عن مبدأ (الكايزن) الذي يقودك إلى التغيير

لقراءة التدوينة السابقة

إضغط هنـــــــا

سنتحدث في تدوينتنا عن واقع مبدأ كايزن في حياتنا

وكيف بإمكاننا أن نتغير إلى الأفضل..

إليكم اهذه الأفكار..

::أفكار عملية في حياتنا اليومية يمكن بها من نوفر الكثير من المودا (الهدر)*::

1. كايزن الأنظمة: الفكرة الأساسية من الكايزن هي وضع ( أنظمة)، أنظمة بسيطة ولكنها موحدة، بحيث ينجز العمل حسب النظام بأقل وقت وتكلفة ونسبة خطأ ممكنة.

لذلك إذا سألتُ أحدكم: هل تستطيع أن تقوم بعمل (برجر) أفضل من ماكدونالدز؟ أغلبكم سيقول: أكيد نعم!! ولكن السؤال الأهم: من منكم يستطيع ضمان الجودة نفسها والشكل نفسه والسرعة نفسها والطعم نفسه في عشرات الآلاف المحلات حول العالم؟ وهنا يكمن سر ماكدونلدز وستاربكس وغيرهما من العلامات الأمريكية.

السر ليس قي جودة المنتج العالية، ولكن في الحفاظ على جودة المنتج نفسه، حتى لو كانت هذه الجودة متوسطة، لأن هذه الإستمرارية والدقة في العمل هي التي تقلل من (المودا) الهدر، ومن الأخطاء ومن عدم رضا الزبائن، فكل الداخلين على ماكدونالدز سواء في السعودية أو أمريكا أو نيجيريا أو الصين، الكل يعرف الطعم الذي سيحصل عليه، ويعرف المدة التي ستستغرق للحصول على المنتج.

2. كايزن مشاركة الجميع: مبدأ الكايزن مبدأٌ يتشارك فيه الجميع، في المؤسسة كل الموظفين كبيرهم وصغيرهم، في المنزل كل أفراد الأسرة.

لذلك على المسؤول عن بيئة معينة أن يضع آلية لتسهيل وصول الاقتراحات من الأفراد المختلفين للجهة المسؤولة؛ لكي تتم دراستها وتنفيذها. هناك عدة طرق لعمل ذلك:

- عمل صندوق اقتراحات يكتب فيه الأشخاص أي فكرة جديدة لديهم مهما كانت بسيطة.

- اجتماع أسبوعي يقوم فيه الأشخاص بطرح اقتراحاتهم. (في المنزل اجتماع أسري يوم الجمعة يكون جميلاً، أو أي يوم يتناسب مع أفراد الأسرة)

- مجموعة مراسلات إيميلات، يتداولها الأعضاء بأفكار مختلفة بشكل مستمر، ويشتركون بعضهم في أي تطوير قاموا بتنفيذه وما النتائج المتحققة منه وبه.

المهم أن يستمر تدفق الأفكار دون انقطاع، وأن تكون بسيطة وسهلة التنفيذ، وأن يشترك الجميع في العملية، ولنتذكر (الكايزن = تطورات بسيطة ولكنها دائمة).

يقول الرسول - صلَ الله عليه وسلم-:

(أحب الأعمال عند الله أدومها وإن قل).

صدق رسول الله

3. كايزن المكتب: أخي الموظف/أختي الموظفة: المكتب المزدحم لا يساعد على العمل ويسد النفس، والعكس صحيح،، فالمكتب المنظم يشرح الصدر ويجعل إنتاجيتك أفضل ..

تعامل مع أي ورث يأتيك على مكتبك بشدة وصرامة بناء على أحد التاءات التالية:

ت: تنفيذ = للأوراق التي ستعمل عليها فوراً.

ت: تقطيع = للأوراق التي قرأتها ولن تحتاجها.

ت: تفويض = للأوراق التي سينفذها غيرك، فعليك إعطاءها لهم مباشرة وعدم وضعها على مكتبك.

ت: تخزين مؤقت = للأوراق التي ستعمل عليها خلال أسبوع وتوضع على أرفف مخصصة على مكتبك.

ت: تخزين طويل = للأوراق التي انتهيت منها ويجب وضعها في الملفات لتخزين.

من المفترض ألا يكون على مكتبك غير الورقة التي ستعمل عليها حالياً؛ النظام أعلاه بسيط جداً، ولكن لا أحد يطبقه ومن ثم فأغلب المكاتب مكدسة بالأوراق مما يهدر الوقت في البحث عن الأوراق، مما يؤدي إلى تضييع حقوق العباد بضياغ الأوراق، بالإضافة إلى أن الوضع لا يفتح النفس للعمل، وكل هذا (المودا) الهدر يمكن توفيره.

4. كايزن الوقت: مبدأ التفويض من أهم الأمور التي توفر عليك الوقت، أن تعطي بعض المهام التي تعملها حالياً لغيرك، ومن ثم تفرغ وقتك لما هو أهم..

القاعدة الأساسية: أي مهمة يمكن أن يقوم بها غيرك بنفس المستوى، فعليك تفويضها.

قواعد التفويض:

- اختر المهمة.

- اختر الشخص المناسب للتفويض.

- درب الشخص على المهمة.

- اختبره على عمل المهمة بالمستوى المطلوب.

- ضع نظاماً للمتابعة.

اقترح: تفويض الزوجة بعض الأمور المالية إذا ما كلها حتى تتفرغ لأمور التخطيط المالي للأسرة على المدى البعيد.

تفويض الأولاد ببعض المسؤوليات المنزلية، فهذا يعلمهم تحمل المسؤولية منذ عمر مبكر، كشراء التموينات، تنظيف السيارات، سقي المزروعات، تنظيف أجزاء من المنزل، كلها أمور يمكن تفويضها للأولاد ومن سن مبكرة.

همسة: اجلس مع نفسك، وكتب مهمة واحدة تنوي تفويضها هذا الأسبوع..

5. كايزن المحفظة: إذا نظرت إليها تجد أنها ممتلئة وثقيلة ومزعجة لما فيها من أوراق وكروت عفى عليها الزمن ،، قم بتفريغها واتلف ماهو قديم واحتفظ في المنزل ما تريد الإحتفاظ به ولا تستعمله يومياً، وابقي في المحفظة ما أنت تحتاجه يومياً (النقود، الفيزا، رخصة القيادة، بطاقة الأحوال المدنية)، بعدها ستلاخظ الفرق الكبير، وكأن حملاً انزاح عن كاهلك، فسينخفض وزنها للنفص..

همسة: يبمناسبة الحديث عن كارت (الفيزا) أنصح وبشدة ألا تستخدم أكثر من كارت واحدة؛ فكثرة الكروت تغريك بالشراء والتكلف بما هو فوق الطاقة، وجرب لشراء بطريقة السحب الفوري وتجنب طريقة (الدين) حتى لا تدفع تكاليف إضافية ليس لها داع ولا تشتري فوق طاقتك، وتشتري أكثر مما تملك ومن ثم تعيش في دين وهم، وما أسوء أن تنام وعليك دين لأحد.

6. كايزن الصحة: قد يقول القائل: حتى في الصحة كايزن؟!!!!! ،، أقول لك: نعم وأكيد.

ما تفعله اليوم في جسدك قد يوفر عليك الكثير من (المودا) الهدر في المستقبل.

- قم بتنظيف أسمانك عند الطبيب كل ستة أشهر إلى سنة، سيوفر عليك تكاليف الحشو وآلامه والإصلاحات في حال تسوس أسنانك في المستقبل بسبب عدم تنظيفها بشكل دوري.

- مارس الرياضة ثلاثة أيام في الأسبوع على الأقل ولمدة نصف ساعة فأكثر، ستوفر عليك الكثير والكثير من هدر الأوقات في المستقبل بسبب مشكلات القلب والعظام والمفاصل والظهر التي تنتج من عدم ممارستها بشكل دوري.

- لا تدخن ولا تقرب التدخين!!

فعدم التدخين سيوفر عليك (الكثير من المودا) المال و سنين قد تعاني فيها من مرض السرطان والعياذ بالله! كل هذا لماذا؟!! لكي تثبت أنك رجل أمام أصدقائك؟! أم لأنك طفشان ولا تقدر أن تسلي نفسك إلا بسجارة؟!

وهل هذا يستحق أن تعيش بقية حياتك في الــ(كيموثيرابي) لعلاج السلطان الذي ليس له علاج أصلاً؟

- لا تكثر من الأكل!!

فذلك سيؤدي إلى السمنة والتي بدورها تؤدي انسداد الشرايين وآلام الظهر والسكتات القلبية والذبحات الصدرية، كلها لهــا جذور في طبيعة الأكل ومدى صحيته (قليل الملح والدهون)، ومدى كميته (ثلث لشرابك، وثلث لطعمك، وثلث لنَفَسك).

7. كايزن الملابس: هل دولابك وغرفة ملابسك مزدحمة؟! وشكلها يخوف؟ ولم يعد لديك مكان لتخزين ملابسك؟

أقترح لك: تخلص من الملابس التي لم تلبسها آخر سنتين! أي (قميص، دشداشة، فستان، شراب، بنطلون، جاكيت، حذاء لم تلبسه منذ سنتين ففي الأغلب أنك لا تحتاجه)!

كيفية التخلص من الملابس التي لم تعد بحاجة إليها:

- تبرّع به لجمعية خيرية أو فريق خيري، فهناك من يقبل التبرعات العينية، وتوزعها على المحتاجين..

- قم بعمل "garage sale" كما في أمريكا، وقم ببيع القطع بسعر منخفض عن طريق عرض مفتوح أو لأصدقائك..

ç بقاء ملابس وأحذية في دولابك مدة سنتين هو هدر وإضاعة لفائدة هذه المنتجات، وكان من الممكن أن يستفيد منها غيرك.

فالحذاء الذي بين يديك، قام مئات البشر بتصميمه وتصنيعه وشحنه ومن ثم بيعه، حتى يصل إليك؛ فبقاؤه من غير استخدام سنين هو هدر لطاقات البشر الذين صنعوه، فإما أن تستخدمه أو تعطيه لمن يمكن أن ينتفع به.

وستشعر براحة كبيرة عندما ترى خزينة ملابسك غير مزدحمة ومنظمة، شعور قد تكونوا لا حظتموه عندما تقومون بــ(حفلة) ترتيب البيت أو الغرفة،

الســــر: يكمن في الترتيب المستمر وليس (حفلة) كل عشر سنوات!!

8. كايزن التخطيط المالي: من أهم النقاط التي يجب على كل فرد منا أن ينتبه لها، فإذا سألتك: قَسِّم لي مصاريفك الشهرية، وكم نسبة كل مصروف من إجمالي المصاريف؟

هل ستكون لديك إجابة سريعة؟ هل تعرف كم تصرف على البنزين شهرياً؟ هل تعرفين كم تنفقين على الملابس والمكياج؟ وهل تعرفوا كم تنفقون على التموينات شهرياً؟

ç هناك برنامج ممتاز أقترح شراءه وهو برنامج (Quiken) لتدوين مصاريف اليومية، فهو برنامج سهل وفعّال، كل ما عليك هو أن تدخل فيه مصاريف، ثم تستطيع أن تستخرج تقارير تحليلية لمصاريفك ودخلك وأرصدة البنك والبطاقات الائتمانية لديك.

بعد التحاليل غالباً ستتفاجأ بالنتائج!

وغالباً سيصبح لديك فهم وقدرة أكبر بكثير على التخطيط للمستقبل وإستثمار الفائض في مشاريع مستقبلية، وهذا الأمر سيوفر عليك الكثير من الهدر عندما تكتشف صرفك وتضع خططاً للتوفير.

والبرنامج سيوفر عليك الكثير من هدر الوقت، لأنه يستخرج التقارير بشكل تلقائي.

9. كايزن التموينات: لتوفير الوقت بشكل ملحوظ في عملية التسوق ولتجنب نسيان شيء أقترح الآتي:

- عمل قائمة مطبوعة على الكمبيوتر فيها الأصناف التي يتم شراؤها شهرياً ووضع خانة خالية بجوار كل صنف.

ترتيب الأصناف حسب ترتيب مكانها في التموينات(السوبر ماركت أو المركز التجاري) التي تذهب إليها عادة؛ حتى تقوم بشراء الأصناف بشكل أسرع وبتسلسل الممرات الموجودة في التموينات.

قبل الذهاب إلى التموينات تطبع القائمة، وتضع الكميات المطلوبة من كل صنف. في حال أنك فوضت هذه المهمة لأحد أولادك، فهذه القائمة ستسهل عليهم العمل كثيراً، وما عليك إلا أن تعبئها وتعطيها لهم، ليقوموا بشراء المطلوب..

ستبذل جهداً ووقتاً في البداية من أجل ترتيب القائمة، ولكن النتيجة توفير الكثير من الوقت والهدر في البحث عن الأصناف أو نسيان صنف، ثم الإضطرار أن تذهب مرة أخرى إلى التموينات.

كما أن القائمة المكتوبة تقلل احتمال سوء الفهم من قبل الأولاد أو الشخص الذي تفوضه لهذه المهمة..

10. كايزن التربية: هل يوجد توتر دائم مع الأبناء بخصوص الواجبات المدرسة أو الأكل أو الإصرار على مواقفهم؟!!

قم بوضع نظام واضح؛ لتوفر على نفسك وجع الرأس الدائم من وهذه المشاكل.

كأن تعقد إتفاق بينك وبين ابنك أو ابنتك على موجبه تكافئ الملتزم بمبلغ مادي أو زيارة إلى مدينة الملاهي أوي أي مكان يحبونه، فأمر المكافئة منوط بحسب كل أسرة وهي مخيرة في اختيار الأساليب المحفزة لتطبيق القوانين المتفق عليها.

فالأولاد قادرون على إدارة حياتهم المهم أن تلتزم بثلاثة أمور وهي:

1.إعطائهم الفرصة،

2.وضع نظام يفهمونه،

3.الالتزام بتطبيق هذا النظام.

11. كايزن الكتابة: كثير من المكاتب تجدها مزدحمة بكل أنواع الأقلام من شتى الألوان مما يشوه المكتب إضافة إلى أن هدر للمساحة.

لهذا حاول أن تقلل من كثرة الأقلام التي لاحاجة لك بها وأبقي على التي تحتاجة لكي لا تهدر وقتك في البحث عن الأقلام.إضافة إلى إضفاء شكل جمالي إلى مكتبك.

وتذكر أن مبدأ (الكايزن).. هو في الأمور الصغيرة قبل الكبيرة، فلا تحتقر الصغير فإن النار من مستصغر الشرر.

ولا تحتقرن من التطوير شيئاً، فكله يصب في مصلتك أولا ومن حولك، والأمور الصغيرة تجتمع؛ لتجعل حياتك أفضل وأحسن.

لرجوع إلى الجزء الأول من هذه التدوينة

إضغط هنـــــا